笔者接到一件客户转委托的案件，该案件原来由其它代理机构代理，出于对笔者的信任，将本案件答复审查意见转到了笔者的公司处理。由于需要对申请文件进行修改，但原代理机构拒绝提供原始申请文件的Word文档。重新录入会花很多时间，而如果从网上下载公开文件后进行OCR识别，由于识别率的问题，还需要校对，同样需要用很多时间，并且还需要使用收费的商业软件。而自从国家知识产权局实施电子审查以来，国知局内部其实已经有字符格式的专利文件了，但并没有直接对外提供下载。笔者在2011年5月9日的一篇文章中介绍国家知识产权开通了专利检索与服务系统，该系统提供了机器翻译的功能。我们可以巧妙地利用该系统的机器翻译功能来获得专利文件的字符格式文档。具体方法如下：
打开专利检索与服务系统（网址：http://www.pss-system.gov.cn）首页，注册并登录。点击“专利检索”进入专利检索页面，输入检索条件检索，在检索结果页面中找到自己想要的专利信息，点击该条专利下方的“查看文献详细信息”，进入文献浏览页面。在文献浏览页面切换到“全文图像”选项卡，在此可以看到有“英文–>简体中文”和“简体中文–>英文”两个选项，虽然专利文件是中文的，但我们在此要点的不是“简体中文–>英文”，而是“英文–>简体中文”。点击后会弹出一个新的窗口显示翻译结果，见下图，字符格式的权利要求书和说明书出来了吧。将其复制到Word中，再进行简单排版就可以了。
该方法其实是利用专利检索与服务系统的翻译功能将简体中文“翻译成”简体中文，从而获得了专利文件的字符格式文档，免去了重新录入或识别校对的麻烦。用该方法可以获得大部分专利文件的字符格式文档，个别专利无法成功，应该是后台数据库没有字符格式文档，具体原因未知。
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